(二)行前各項事務時限表

1.    機位及房間數量有限，請於3月10日前確定名單，依報名及完成繳費先後順序訂定，額滿為止。參展單位亦可自行辦理。

2.    代訂/辦簽證、機位、住宿截止日後，仍得委託本案委辦旅行社代為辦理，惟需另行確認是否有空位、空房及另行報價。

3.     請於2026年3月5日-3月6日將物品運送至海運公司指定集貨地點，逾期請自行運送。

陸、   報名辦法

一、 報名日期：即日起至2026年3月10日(三)止(敬請注意海運收貨及費用繳交時間)。

二、 報名資格：請見附件「參展權利義務規範事項」

三、 報名方式：請至報名系統(https://member.tva.org.tw/)填表。

※ 2026年採新版系統，首次使用需註冊後進入報名頁面。

※ 單位Logo、參展切結書、海運切結書、推廣會輪播簡報、越南語文宣等皆請直接上傳至報名系統。

四、因活動預算、會場空間及推廣會座位有限，每家參展單位報名人數至多以2人為限。

柒、各項費用

一、國際航班：中華航空

(一)      團體機位有限，依報名及完成繳費先後順序訂定，額滿為止。

(二)     上述票價未含各項稅費 (每日浮動，約NT$3,350)，稅費及票價依實際開票為準。

(三)     行李託運條件依航空公司規定，如有超件、超重等需自行負擔費用。

(四)     如需代訂商務艙或其他需求，請逕洽代辦旅行社。

(五)      代訂機票請於報名同時提供護照影本予旅行社，以利開票作業。

(六)      國籍航空公司(華航、長榮、星宇)皆提供本案台灣觀光代表團FIT優惠票價及指定艙等額外1件行李優惠，如有訂票需求及優惠細節請洽代辦旅行社。

二、住宿：

※房價包含早餐，客數依房型及入住人數提供

※部分飯店未提供團體訂房優惠價，參展單位亦可自行評估上網預訂

三、推廣晚宴餐費：

※未報名、列入參展團員名單參加晚宴者(如臨時參加者、翻譯人員等)，仍須分攤餐費。

四、代辦簽證：

五、代尋翻譯人員

• 相關費用請逕付翻譯人員(美金)，如欲支付越南盾或其他幣別請自行協商
• 請依各單位需求調整工作/用餐時間 (Ex: 10:00~20:00，午餐時間12:00~13:00...)
• 翻譯工讀生僅協助現場「口語翻譯」為主，服務內容不包含文宣等文字翻譯
• 如需翻譯人員陪同推廣晚宴入座，請提前告知，超時費用請逕與翻譯人員協調；並由貴單位負擔翻譯人員餐費

。

六、資料運送：

(一)   請於收貨截止日前繳交海運切結書至報名系統。

(二)   填寫河內推廣會、河內VITM國際旅展託運表，並Email予 華泓國際運輸股份有限公司；並須於 2026年3月5日、6日(請避開中午休息時段12:00~13:00)送至 大津山倉庫 (基隆市七堵區三合街2號2庫)，且請於物品箱外貼上嘜頭(貼條)。

(三)   務必詳填禮品名稱及數量，如有托運光碟片者因智慧財產權問題(務必提供IFPI NO)，請配合托運公司辦理各項輸出手續，否則請自行攜帶較為方便。

(四)   依據海關規定食品(含茶葉)、玩具、精油、化妝品、清潔盥洗用品類(肥皂、沐浴乳、面膜等)為違禁物，一經查獲將全數扣押，務請各位參展代表確實遵守，以免因單一事件影響整體通關作業進度。

(五)   越南因國情因素，有審查文宣慣例，請盡量避免有國旗等敏感內容之文宣摺頁。

捌、各項聯繫窗口

※若資料需修改請逕洽該業務聯絡人。

玖、匯款資訊：

請參展單位收到報名確認函後請於各項申請截止日前將款項匯入指定帳戶，若無則視同取消其預約。

一、  簽證、機票、住宿、推廣晚宴分攤餐費等

(一)    代辦公司：鼎運旅行社

(二)   帳戶：

二、  展品、文宣運送

(一)   代辦公司：華泓國際運輸股份有限公司

(二)   帳戶：

拾、本計畫未盡事宜，視實際狀況，因應彈性調整之，其它事項請詳閱附件，參展單位權利義務規範事項。

拾壹、報名完成即視為同意台灣觀光協會根據『個人資訊保護法』第十五條，收集及使用您的個人資訊，如果您希望拒絕本單位使用您的個資，請於活動前向本會提出。

拾貳、相關附件檔案請上台灣觀光協會網站(www.tva.org.tw)下載。

附件一 參展單位權利義務規範事項

2026年1月14日

廠商受機關委託，辦理國際旅展及國際觀光行銷推廣活動，為凝聚公、民營觀光相關單位力量與資源，以求參展及推廣活動之最大效益，在推廣台灣觀光、提昇台灣國家形象之目標下，參展單位(含人員)可充分運用由機關及廠商所策劃提供之各式推廣平台，依活動性質分別如下：旅遊交易會場之洽談檯、旅展台灣展館內推廣洽談檯、分組拜會當地主力旅行社及媒體採訪等；另含團體移動之交通、推廣文宣物資運輸、代訂機票及住宿等服務。

為呈現台灣館、台灣代表團一致性之優質形象，參展單位(含人員)除可享有上述權利外，亦應遵守及配合下列相關義務規範。

壹、 報名作業

一、 參展單位須為觀光相關產業且取得政府各項合法執照，不得借用名義參展，並應遵守下列規定：

(一) 參展單位派遣參加之人員，應為其所屬員工，不得包庇非法業者參展。

(二) 以公、協會名義報名參加者，應切結保證其參加者及所攜文宣刊載內容等皆為合法。

(三) 政府機關(構)邀集業者組團共同參展，各該等業者仍應向廠商報名。政府機關(構)自付攤位租金委託機關代租攤位，緊鄰台灣展館者，仍屬台灣代表團之參展單位，適用本權利義務規範；其攤位亦屬台灣館之一部分，該展攤設計，政府機關(構)得提供文案、圖象、logo，由機關及廠商統籌規劃，以維台灣館整體形象。但政府機關(構)提供之文案、圖象、logo，機關及廠商有權選用或不採用。

(四) 參展單位於報名時應簽立「同意遵守參展權利義務規範」切結書，始完成報名手續。

二、 填寫報名表時，其中、英文姓名應正確清晰並與護照所載相同。若因填寫錯誤，致影響交通、住宿作業之訂定、發生延誤登機時間，甚或影響推廣作業情事、增加費用或影響行程等，應由參展單位(當事人)自行負責。

三、應切實填寫報名表，機票及住宿如有特殊需求，應請事先註明(包括自理機票、住宿及行程等)，並請以整體團體行程為主。

四、 護照有效期限至少需6個月以上，前往需要簽證之國家，其簽證效期應符合該國之規定。

五、 訂票及訂房日期等如有更改或取消，請以書面傳真或電子郵件通知廠商及代辦旅行社。因更改或取消所產生之費用，由當事人自行負擔。

六、 廠商委請航空公司提供代表團團體優惠機票，團員需配合代表團整體推廣行程往返。個別行程之機票票價將依航空公司之相關規定辦理。

七、 請於規定期限內繳清委託代辦之各項費用。

八、 人員參與及展攤分配規定

(一) 因活動預算、參展場地面積及推廣會座位有限，各參展單位報名人數至多以2人為原則。

(二) 參展單位未經同意擅自缺席活動或於現場增加人員且不聽勸離者，廠商得對該參展單位及行為人員各記點1次。

(三) 東南亞市場旅展之台灣展館不提供旅行社及交通運輸業者展檯 (包含小客車租賃業、通運公司(航空公司、大眾交通工具、台灣觀巴及台灣好行除外))如因旅展期間未提供展位者，得僅參加台灣觀光推廣會，不受全程參與該代表團辦理的各場次活動限制。

九、 違規單位於停權期間，將不得參加任何活動。

貳、 物資運送

一、 廠商辦理文宣物資海/空運時，參展單位應遵守海/空運收件截止日期，逾期者，其文宣品寄送需自行負責；參展單位人員隨機行李載重量，依航空公司規定，其超重部分由各單位人員現場自行支付，不得異議或影響團體行程及運作，請各單位務必配合並請及時利用前置海/空運運輸作業。

二、 報名參展單位，可委託廠商代辦運送服務，紙箱尺寸及重量以適於手提搬運為原則，建議以中型紙箱(29公分(長)×21公分(寬)×32公分(高))為佳，重量每箱勿超過10公斤，過大過重物件搬運不易，需分箱分裝，亞洲市場外提供免費運送三箱，超出之箱數所產生之費用，應由參展單位負擔，特殊物件另行報備個案處理，文宣以標準箱裝置，勿以已使用過之水果、酒、產物等類紙箱裝置，運送費用依屆時廠商報價為準。

三、 紙箱外側應以中英文清晰註明單位名稱、品名、數量、使用地點，俾利運輸公司與活動整體作業，以及明確相關原始託運物品單位責任之歸屬。

四、 貨品交件人應清楚填寫貨品清單，連同貨品交付運輸公司人員後，請自行留底以備查對。

五、 運送參展資料以文宣、推廣品為主，不得運送與活動無關之物品。託運物品應遵守各國海關規定，不得託運違禁品，如有著作權疑慮之相關物品、食品類及化妝品(含香皂、乳液、洗髮精等)、備有合法CD、DVD等物品需配合填寫申請書並請另備一份供給運輸公司申報之用。運送之文宣品，經檢查發現有此項情事者，廠商得拒絕運送及通知領回，並對參展單位及行為人記點1次。經通知而不領回者，廠商得對該參展單位及行為人各再記點1次。

六、 海關檢查時，如需拆箱取樣，可能致貨品部分短少之情形，但一般會在合理數量內。物品如應課稅，應由原始託運單位全額負擔。

七、 參展單位印製之文宣，應以當地適用之語文製作，以達事半功倍之效。運至旅展現場及行銷推廣現場發送之文宣品，經檢查發現載有報價或違反旅展主辦單位規定者，廠商得拒絕運送及通知領回，並對該參展單位及行為人記點1次。經通知而不領回者，廠商得對該參展單位及行為人各再記點1次。

參、組團會議

一、 請務必指派代表出席行前組團會議，並請核對會議資料內容，如有發現姓名、機票及住宿錯誤資訊時，請立即提出更正。

二、 未能出席組團會議者，務必詳閱組團相關資料，核對報名單位資料及出團相關配合事宜。

三、 未參加組團會議或未詳閱組團相關資料，致發生誤失者，應自行負責。

肆、 出團前夕

一、 調適最佳身心狀態，做好事前準備，配合整體推廣，善用平台，以達成市場目標。

二、 參展單位所派代表除充分瞭解本身產品內容外，並應對台灣觀光資訊有基本認識，且對著名景點、文化民俗活動、交通資訊…等進行了解，以利於活動中介紹台灣。

伍、 出發當日

一、 出發當日請依規定時間、地點報到(會合)，務必準時，不得影響團體check in作業時效。

二、 文宣品請事先配合海運，不宜隨機攜帶，以免超重，參展單位個人行李超重費用須自行負擔。

三、 出國時行李眾多，請各團員分工合作運送行李上下車。

四、 航空託運行李於check-in櫃台前由各團員自攜護照依序依各機場與航空公司規定辦理check-in登機手續(含行李託運)。不得攜帶任何違禁品進出關。

陸、 出團期間

一、 本代表團係結合政府及民間單位資源與力量，共同赴海外宣傳推廣台灣觀光的代表性團體，請每一參展單位及其代表，應注意維護國家形象，發揮團隊精神，互相支援照應，達到最大推廣效益。

二、 團體活動時團員應嚴守時間，如因個人因素延誤搭乘指定之交通工具時，請逕自前往目的地會合。

三、 廠商若已於行程中列入安排拜會當地業者時，參展單位請勿提前進行私人拜會，以免造成對方困擾並影響整體推廣活動之進行。

四、 參展單位若有自行安排延伸之公開活動，應事先經廠商同意，不得與主行程活動抵觸衝突，並應符合推廣台灣觀光之宗旨。

五、 遇緊急狀況，請立即連絡廠商、機關現場人員或電廠商台灣辦公室，以利及時掌握，審慎處理。

六、參展人員如有身體不適或體力不支情況時，立即向廠商或機關現場工作人員反應，以利適時安排醫護照顧。

七、 參展人員在台灣展館現場應遵守下列規定：

(一) 展館或活動會場應維持整齊清潔，每位團員言行舉止應親切有禮，執勤時間切勿嬉戲。

(二) 旅展期間各參展單位每日至少須派1名代表於展位輪值服務民眾，如業務需要加聘當地工讀生，得自行僱用並向廠商報備。參展單位未經廠商同意，不得導引他人進入台灣展館工作人員區域，不聽勸離者，廠商得對參展單位及行為人各記點1次。

(三) 應主動熱忱提供服務，面對民眾詢問問題時請笑容以對，並請謹言慎行；無法回答時，切勿回答「不知道」或漠然不理；應立即尋求機關及廠商或其他團員協助。如無法取得正確資訊，請留下對方連絡方式事後告知，切勿回答不正確的資訊，務必讓當地民眾對台灣留下美好印象。

(四) 非參展單位代表或台灣展館工作人員，請勿於館內推銷產品或回答業者、媒體或民眾等之問題。

(五) 參展單位於街頭展演(ROADSHOW)、旅展或活動期間，應依需要穿著機關及廠商製作之制服。

(六) 參展單位應共同維持台灣展館整體形象，未經機關及廠商同意，不宜擅自張貼懸掛或放置個別物品。參展單位如未經同意擅自張貼懸掛或放置個別物品，廠商得請參展單位拆撤，不拆撤者，廠商得強制拆撤，並得對參展單位及行為人各記點1次。連續違反規定者，廠商得連續記點，其情節重大者，經向機關報備後，得停止其本次參展。

(七) 參展單位於台灣展館僅從事形象展出及宣傳推廣事宜，不得有違反當地規定於現場進行銷售、提供報價、交易及未經申請核備擅自進行之填寫問卷或其他方式蒐集旅客個人資料之行為。如有此情形發生，廠商得立即制止並對參展單位及行為人各記點1次。連續違反規定者，廠商得連續記點，其情節重大者，經向機關報備後，得停止其本次參展。

(八) 參展單位所攜帶之文宣、數位檔案或其他任何形式之推廣資料內容有誇大虛偽不實或引人錯誤之表示或表徵，廠商得請參展單位將該資料下架或請其改正，其不下架或改正者，廠商得強制下架，並記點1次。連續違反規定者，廠商得連續記點。情節重大者，廠商得令參展單位停止本次參展，並得向機關報備後限制其未來參展權利。

(九) 展館應保持整潔，桌椅檯面及地上不宜放置私人物品，如皮包、塑膠袋等。

(十) 展檯及公共區域係供業務洽談，除招待賓客之用外，不得放置私人飲料、食物或用餐。廠商得視情況規範用餐使用區域及時段等。

(十一) 東南亞市場台灣展館不提供旅行社及交通運輸業者展檯(包含小客車租賃業、通運公司(航空公司、大眾交通工具、台灣觀巴及台灣好行除外，但仍需遵守上述第七點各項規定))，如遇旅展專業日期間特別規劃旅行社專屬展區，提供旅行社之參展單位放置名片，如需進行業務洽談者可於台灣館內進行。

八、 參展人員在推廣活動現場應遵守下列規定：

(一) 各項推廣活動座位均依報名單位及人數事先規劃安排，未報名者請勿擅自出席活動及餐敘，更勿任意私下邀請國內外友人出席餐會等正式推廣活動，以免造成困擾及影響整體推廣。參展單位如有建議邀請之國外業者名單，請事先提供廠商，統一透過機關駐外辦事處發邀請函，有臨時特殊需求者，請事先協調廠商處理。參展單位未經同意邀請他人進入會場者，廠商得勸離，其不聽勸離者，廠商得對參展單位及行為人各記點1次。

(二) 觀光說明會除機關及廠商要求，原則上不安排參展單位進行簡報。

(三) 參展單位推廣活動用之禮贈品，請於活動結束後自行保管攜帶或請團員互相支援協助處理，切勿任意留置現場，以免遺失。

(四) 參加說明會、交易會、推廣餐會時，請依國際禮儀穿著正式服裝，或代表各自單位之服飾，以免失禮。

(五) 推廣活動時，將依現地狀況，安排各單位代表擔任各桌主人時，請協助招呼當地賓客，並主動與賓客交換名片，並介紹台灣觀光吸引力及台灣之現況與發展。

(六) 推廣餐會表演團體與賓客互動時，各參展單位可融入其中，製造融和與盡興氣氛，有助活動成功與加分效果。

(七) 推廣餐會飲酒敬酒應適當並合乎禮儀，不可過量或失態。

(八) 前項餐會視地區狀況，如報名人數過多，機關及廠商有權調整各參展單位出席人數，或由台灣業者自行負擔費用，費用以個人計算，金額視當次餐會消費而定。

柒、 取消參展資格

一、 參展單位及其行為人違反本權利義務規範相關規定，經累計記點達3次者，廠商得報請機關暫停其參展1年。

二、 參展單位及其行為人違反本權利義務規範相關規定，經累計記點雖未達3次，但其情節重大，破壞台灣館整體形象，廠商得報請機關暫停其參展1年。

三、 參展單位於出發前7日(含)無正當理由取消報名，並拒絕支付應負擔之相關手續費用(含機票、住宿扣款及報名費等)，廠商得報請機關暫停其參展1年。1年期滿後，該參展單位仍應付清未付費用，始能報名參展。

四、參展單位及行為人有玷辱國家榮譽、損害國家利益、妨害善良風俗或詐騙旅客行為者，廠商得報請機關暫停其參展1至3年。

五、 旅行業參加推廣活動若有降價惡性競爭或壟斷市場之行為，廠商得報請機關暫停其單位及行為人參展3年。

六、 參加亞洲市場活動需備有當地語言文宣、當地語言溝通能力之人員，若無則廠商得報請機關暫停其單位及行為人參展1年。

七、 前述停止參展期間，自機關發文日起算。

附件二 參展單位報名資格

一、 目的：

為使國際觀光推廣活動目標更加明確，以利有效促進觀光產業相互合作，凡參與國際旅展、國際觀光行銷推廣活動，須符合下列行業別之一暨參展條件者，始得報名。

二、觀光相關行業別：

(一) 政府觀光部門/執行其他政府單位業務並另租展位者

(二) 觀光相關公/協會

(三) 航空公司/交通運輸業

(四) 小客車租賃業相關公會

(五) 綜合及甲種旅行業

(六) 觀光旅館業及旅館業

(七) 休閒農業

(八) 觀光遊樂業

(九) 餐飲業

(十) 伴手禮業者

(十一) 旅遊相關書籍出版業

(十二) 購物中心

(十三) 通過經濟部工業局評鑑之觀光工廠及通過縣市政府評鑑之產業文化館

(十四) 表演藝術場館或其經營之公司/組織

(十五) 民宿相關聯盟、組織

(十六) 婚紗業相關公會

(十七) 其它報經交通部機關核備認可之行業

三、 需備有下列條件始得報名：

(一) 報名時需提供報名單位當地語言之宣傳文宣（如當地需文宣審查則須先行通過並提出證明）

(二) 報名人員須備有當地語言溝通能力，如無則請自行聘請翻譯人員並須於報名時提出證明

四、行業別參展條件：

參展單位報名方式

於台灣觀光協會網站（www.tva.org.tw）填寫報名表，後續依網頁引導繳交相關資料完成報名作業。